어떻게 조직되어지고 더 많은 일을 성취 할 수 있는가?

길고 지루한 하루를 보낸 후 우리 모두는 신음 소리를 좋아합니다. 그러나 심도있게 말하면 우리는 조금 더 잘 조직되면 상황이 그렇게 나빠질 수 없다는 것을 압니다. 예기치 못한 합병증을보다 잘 처리 할 수 ​​있고, 기한이 지날수록 당황 할 가능성이 적습니다.

스웨덴의 비즈니스 전문가 인 David Stiernholm도이 사실을 잘 알고 있습니다. 그래서 그는 자신이 일상적인 장애를 처리하고 긍정적 인 습관을 개발하고 집중하는 데 도움이되는 사람입니다.

Stiernholm은 "구조화의 장점은 변경 사항 중 가장 간단하고 작은 것이 생산성에 큰 영향을 미친다는 것입니다. 긍정적 인 정서적 및 정신적 영향은 말할 것도 없습니다.

그는 사업에서이 원칙들을 사용하지만, 훈련 프로그램을 만드는 것부터 사건을 기획하거나 책을 쓰는 것에 이르기까지 무엇이든 적용 할 수 있습니다. 혼돈을 구조로 대체하기위한 그의 8 단계 계획을 따른다.

1. 귀하의 계획 수립

습관을 개선하는 것은 다른 것과 마찬가지로 프로젝트로 간주되어야합니다. 따라서 첫 번째 작업은 건물 프로젝트 (예 : 회의)에서 일할 8 시간 30 분 타임 슬롯을 결정하는 것입니다. 첫 번째 슬롯은 다음 7 일을 예정하는 슬롯입니다. 축하합니다. 이미 궤도에 올라 있습니다!

이 첫 번째 모임에서 프로그램을 진행하면서 보상 할 수있는 방법을 찾으십시오. 원하는 가제트 나 물건이 있으면 바우처를 만들어 8 개의 토큰으로 나누고 섹션을 완료 할 때마다 토큰을줍니다. 또는 포인트를 표시 할 수있는 가시적 인 디스플레이가 있습니다. 내 고객 중 한 명이 초대형 상자를 얻었고 그 중 하나 하나에 하위 목표를 작성했습니다. 그녀가 달성 한 모든 목표에 대해, 경기가 불타 버린 동안 그녀는 경기에 불을 붙 였고 성취 감을 즐겼습니다.

2. 도구 선택

해야 할 작업을 어디에 기록합니까? 아마도 그 중 일부는 읽지 않거나 플래그가 지정된 전자 메일이나 Post-Its 또는 전자 필기장에 더 많은 전자 메일이 있으며 더 많은 일은 할 일 목록 응용 프로그램에 포함됩니다. 이것은 흔한 실수입니다. 메모에 대해 가지고있는 장소가 많을수록 지금 당장 집중해야 할 항목을 식별하는 것이 어려워집니다.

그들이 종이에 올 때 할 일을 적어 두십시오. 오늘, 이번 주 등에해야 할 일부터 시작하여 도움이된다고 느낄 때까지 계속하십시오.

앞으로해야 할 모든 할 일을 어디에서 지킬 지 결정하십시오. Outlook, 전자 필기장 또는 보드의 스티커 메모와 같은 디지털 도구인지는 중요하지 않습니다. 일단 모든 작업이 한 곳에서 이루어지면 무엇을해야하고 언제해야하는지 즉시 알게 될 것입니다. 또한 중요한 일이나 긴급한 일을 놓치지 않는 것이 좋습니다.

3. 과제를 명확히하십시오.

나는 한때 조산사였던 패션 사업가와 일했습니다. 어느 날 그녀의 위장에 비정상적인 발진이 있었던 엄마가 그녀를 방문했다. 제 의뢰인은 "우리는 실제로 그것을 조사해야만합니다"라고 썼고 "중요! 벨리! "라는 스티커 메모를 환자의 의료 기록 앞에 붙입니다. 며칠 후 그녀는 환자의 기록이 쌓여있는 것을 발견했습니다. 그녀는 다른 많은 배를 보았고 이제 그녀가 의미하는 것을 기억하지 못했습니다. 할 일을 정할 때 악마는 세부 사항에 있습니다.

귀하의 목록을 검토하고 구체적이고 철저하게 모든 작업의 ​​세부 사항을 공식화하십시오. 목록에서 수행 할 작업을 확인하기 전에 먼저 한 작업을 수행 한 다음 다른 작업을 수행해야하는 경우 두 작업으로 나눕니다. 각 작업에 동사가 포함되어 있는지 확인하고 "수정", "확인"및 수행하려는 다른 모호한 설명과 같은 동사에주의하십시오. 결국 모호한 문구 뒤에 전체 프로젝트가 흐려질 수 있습니다.

4. 카테고리 만들기

하나의해야할 일 목록을 가지고있는 것이 분명합니다. 단점은 긴 목록의 작업을 보면 압도적 인 것처럼 보일 수 있다는 것입니다. 이것은 좋은 구조가 나오는 곳입니다 : 분류함으로써, 당신은 지금 다루고있는 것에 관심이없는 일들을 보면서 산만 해지는 것을 피할 것이고, 앞으로의 일에 더 쉽게 집중할 수있을 것입니다.

작업을 수행하기 위해 물리적으로 어디에 있어야합니까? 작업 완료까지 얼마나 걸립니까? 과제는 언제 완료되어야합니까? 예를 들어, 통근 중에 업무의 20 %를 수행 할 수 있다면 열차에서 확인할 때 전체 목록 중 1/5 만 볼 수 있습니다.

디지털 할 일 목록 도구를 사용하면 상자를 선택하거나 레이블이나 태그를 사용하여 작업을 분류 할 수 있습니다. 할 일 목록이 실제 형식 인 경우 쓰여진 기호를 사용하거나, 탭이나 구분선을 사용하여 노트를 여러 섹션으로 나누거나 단순히 형광펜을 사용할 수 있습니다. 할 일 목록을 분류하는 방법 중 하나를 선택하고 점차적으로 범주를 추가하십시오. 그렇지 않으면이 방법을 어렵고 복잡하게 인식하고이를 작성하는 대신 기억으로 돌아갑니다 ( "그렇게 빨리 ").

5. 요점을 되풀이하다.

예기치 않은 일들이 항상 발생하며, 그렇게되면 일정과 계획이 혼란에 빠집니다. 우리는 변화를 시도하고 그렇게하기위한 야심적인 계획을 세우려고합니다. 그러나 예기치 못한 무언가가 우리를 오프 코스로 만듭니다. 이전에 우선 순위로 간주되었던 작업은 갑자기 더 새롭고보다 긴급한 작업만큼 중요하지 않게되었습니다.

위험한 것은 동기가 부여 된 것이 아니라 실망한 느낌이 들며, 작업 상황을 단순히 변경하는 것이 불가능하다고 결론 내릴 수 있습니다.따라서 예기치 않은 것을 기대하기 위해 최선을 다해야합니다. 새로운 구조 작업 대신이 슬롯을 "예비"슬롯으로 간주하고 이전 작업 중 하나라도 실패 할 경우 다시 궤도에 진입 할 수있는 기회로 사용하십시오.

6. 사암 사냥

정기적으로 목록에서 작업을 확인하면 다른 단계를 밟아 무언가를 성취 한 경험이 있습니다. 그러나 대부분의 사람들은 며칠, 몇 주 또는 몇 달 동안 목록에 남아있는 작업을 가지고 있습니다. 그들은 단지 거기에 앉아서 발효와 양조의 좌절감을 느끼며, 나는 그들을 "밀짚"이라고 부릅니다. 당신이 미완성 된 것을 볼 때마다, 당신은 낙담하게되고 목록은 가치를 잃습니다. 더 이상 길게 배치할수록 시작하기가 어려워집니다.

귀하의 밀스톤을 찾고 각각에 대해 다음 단계를 수행 할 작업으로 공식화하십시오. 작고 너무 작아서 할 일 목록에 글을 쓰는 것이 거의 당황스럽고 쉽게 할 수 있고 자신감있게 느끼며 길을 갈 것입니다. 이것은 붙어 있고 수동적 인 것보다 훨씬 낫습니다. 당신은 심지어 당신이 매일 하나 또는 그 이상의 태클을 감당할 수있는 그런 부스트를 얻을 수 있습니다.

7. 간소화 할 시간

문서를 저장할 수있는 장소가 많이 있습니다. 물리적 인 경우 잡지 파일, 파일 폴더 걸기, 책상에받은 편지함 또는 더미 만있을 수 있습니다. 디지털 파일이라면 데스크탑, 공유 파일 서버, USB 스틱 또는 클라우드 또는 이들 중 여러 버전 일 수 있습니다.

너는 그들 주위에 너의 길을 알지도 모르지만, 너가 멀어 지거나 아플 경우, 다른 사람은 그렇게하지 않을 것이다. 다른 위험은 산만 함입니다. 파일이나 더미가 많을수록, 다른 작업을하는 동안 한 파일을 보게 될 확률이 높아지고, 수행해야 할 다른 것을 생각할 수 있습니다.

이러한 저장 장소를 하나 (또는 ​​더 선호) 이상 선택하십시오. 그런 다음 그 장소에 저장하고있는 것 중 세 가지를 선택하십시오. 그런 다음 다른 곳에 파일을 보내거나 더 나은 방법으로 버리십시오. 당신은 즉각적으로 간소화되었습니다.

한 연구에서 하버드 비즈니스 리뷰 8 시간 근무일에 산만해질 때까지 약 70 분이 손실된다는 것을 보여주었습니다. 시간 낭비를 10 분의 1로 줄일 수 있다면 1 년에 3½ 일의 시간을 줄 것입니다.

8. 앞으로보기

이렇게하면 일하는 방식에 대해 많은 것을 깨닫게 될 것이고 그것은 당신에게 매우 중요한 구조 도구 인 예지력을 줄 것입니다. 자신에게 맞는 루틴을 만들 수 있다면 다가올 이벤트를 기대할 수 있습니다.

목록 및 카테고리를 일시 중지하고 검토해야하는 빈도를 결정하십시오. 이렇게하면 가장 잘 작동합니다 (금요일에 주를 "닫고 주말에 휴식을 취하거나 월요일에 일주일에 능동적으로 시작할 수 있습니까?). 이 슬롯들을 안으로 일정을 계획하십시오. 당신이 그들을 통과 할 때의 체크리스트를 만드십시오. 당신은 당신에게 더 많은 위도를 제공한다는 것을 알게 될 것입니다 - 즉, 당신은 임박한 기한으로 잡히지 않을 것이며, 마지막 순간에 일을 끝내지 않을 것입니다.

슈퍼 구조화 : 혼돈을 이기고 뒤로 시간을 얻는 방법 데이비드 Stiernholm에 의해 지금, RRP £ 12.99 (LID 출판)입니다. amazon.co.uk에서 구입하십시오.

할 일 목록 마스터하기위한 살인자 전략

Alexandra Cavoulacos와 Kathryn Minshew, 온라인 직업의 창시자 인 Muse와 저자에 따르면 작업 세계가 변하고 있습니다. 새로운 직업 규칙. 당신의 경력 진도를 빠르게 추적하고 당신이 좋아하는 일을 할 수있는 더 많은 시간을 찾으라는 조언을 따르십시오.

시간과의 전쟁에서 승리하는 것은 전문가의 생산성 향상을 돕는 수백 가지 온라인 도구를 시도하는 것이 아닙니다. 예, 이러한 도구가 도움이 될 수 있지만 근본적으로 시간 사용 방법을 다시 생각해 보는 것입니다. 그리고 이것은 당신이 당신의 업무를 조직하는 방법으로 매일 매일 시작됩니다.

취업 네트워크 LinkedIn은 설문 조사를 통해 전문적인 할 일 목록에 화장이 필요한지를 공개했습니다. 우리가해야 할 일들을 열거 할 때 위대하다는 것을 알았지 만 실제로 그렇게하는 것은 그리 좋지 않습니다. 사실, 거의 90 %의 전문가는 평균 근무 시간이 끝날 때까지 할 일 목록에서 모든 작업을 수행 할 수 없다고 인정합니다. 따라서 매일 같은 부끄러운해야 할 일 목록을 다루는 것에 지쳤다면 여기를 짧게 다루는 것이 모든 것을 바꾸는 네 가지 핵심 전략입니다.

1. 작업을 위해 하나의 마스터 할 일 목록 유지

솔직히 말하자면, 지금 당장 작업해야하는 모든 작업을 완벽하게 파악하려면 단일 목록에서 모든 작업을 찾을 수 없을 가능성이 있습니다. 대신 여기에 몇 개의 Post-its가 있고 이메일에 저장된 초안, 컴퓨터의 스티커에 메모가 적혀 있으며 체크리스트 앱 또는 휴대 전화에 2 개가있을 수 있습니다. 그러나 실제로 목표를 달성하는 것이 모든 일을 처리하는 것이라면 업무와 관련된 작업을위한 단일 장소가 있어야합니다. 선택 방법을 선택하고 통합을 시작하십시오.

목록은 신뢰할 수있는 플래너 내부의 필기체이거나 바탕 화면에 보관하는 문서, 휴대 전화의 응용 프로그램 또는 다른 매체 일 수 있습니다. 이는 매체에 관한 것이 아니라 생각 프로세스에 관한 것입니다.

어떤 방법을 사용 하든지 관계없이 어디서든 목록에 추가 할 수 있습니다. 즉, 데스크톱 응용 프로그램을 사용하는 경우 회의가 진행되는 동안의 과제 또는 전화 통화와 같이 컴퓨터를 사용하지 않는 동안 할 일을 캡처하도록 시스템을 설정해야합니다. 출퇴근길에 내일을 만들어야한다는 것을 기억합니다.

Google의 기본 설정은 이러한 알림을 사용자 본인에게 전자 메일로 보내고 전자 메일을 마스터 목록으로 전송 한 후 전자 메일을 삭제하는 것입니다.그러나 단순히 스티커 메모를 써서 파일로 옮겨 쓰기 만하면됩니다.

2. 1-3-5 규칙을 따르십시오.

TheMuse.com에서 우리 자신의 생산성뿐만 아니라 전체 팀의 변화를 이끌어 낸 한 가지 방법은 Alex가 개발 한 1-3-5 Rule을 따르는 것입니다. 여기 요점이 있습니다 : 하루에 하나의 큰 물건, 3 개의 중간 물건, 5 개의 작은 물건만을 성취 할 수 있다고 가정하고, 그 9 ​​가지 항목으로 할 일 목록을 좁히십시오.

무서운 소리? 글쎄, 처음에는. 그러나 좋든 싫든, 하루 종일 많은 시간을 할애 할 수 있으며, 유한 한 수의 일만 수행하게됩니다. 1-3-5 목록을 작성하여 우선 순위를 지정하도록 강요하면 일이 성사되는 것보다는 수행하려는 일이 될 것입니다.

물론, 작업 자체의 수는 유연 할 수 있습니다. 예를 들어 회의에 많은 시간을 할애하는 경우 작업 수를 줄여야 할 수 있습니다. 또는 귀하의 직책이 매일 매일의 예기치 않은 업무 및 과제를 많이 가져 오는 경우라면 상사의 막판 요청에 대비하여 중간 및 2 개의 작은 과제를 비워 두십시오.

그렇다고해서 할일 목록을 단지 9 가지로 제한해야한다는 의미는 아닙니다. 오히려, 당신은 두 가지 종류의 목록을 보관해야합니다 : 하나의 거대한 "주방 싱크대"한 지점에서 모든 일을 포괄적으로 나열한 목록 (한 곳에서 모든 것) 그리고 더 짧아서 얻을 필요가있는 것에 대한 행군 명령을 제공하는 목록 오늘 끝났어.

저녁 시간에 퇴근하기 전에 잠시 시간을내어 1-3-5를 정의하여 다음날 아침에 운동 할 준비가 된 것입니다.

이와 같이 미리 계획을 세우는 것은 곧 관리자가 다른 일에 우선 순위를 매기는 도구뿐만 아니라 즉시 완료해야하는 새로운 것을 무언가를 떨어 뜨릴 때 관리자와보다 많은 대화를 나눌 수 있음을 의미합니다. 예를 들어, 깜짝 프레젠테이션이 무릎에 떨어지면 "그래, 나는 오후 3 시까 지 그것을 얻을 수있다. 그러나 Q1 리포트는 내일까지 준비가되지 않을 것이다. 왜냐하면 나는 오늘 그 일을 할 시간을 정했다. . "

3. 점심 식사 전에 하나의 중요한 과제 완료

이것은 힘들 수 있지만 작동합니다. 귀하의 크거나 중간 임무 중 하나를 택한 후 이메일로 확인하기 전에 아침에 가장 먼저 처리하십시오. 우리를 신뢰해라. 점심 먹기 전에 중요한 일을 털어 놓는 것보다 더 좋은 느낌은 없다.

동기 부여 전문가이자 저자 인 Brian Tracy는 "개구리를 먹는다"고 말하면서 유명한 Mark Twain의 인용문은 다음과 같습니다. "아침에 살아있는 개구리를 먼저 먹으십시오. 하루 중 남은 일이 더 심해질 일은 없을 것입니다."

캐서린은 다음날 가장 자주하는 일이나 그녀가 가장 좋아할 것 같은 밤에 "개구리"를 식별합니다. 그것은 아침에 태클을하기 위해 정신적으로 그녀를 준비 시키는데 도움이되며, 다음날, 그리고 그 다음날까지 그녀를 버리지 못하게합니다.

4. 캘린더 차단

하루에 얼마나 많은 일을 할 수 있는지 항상 과대 평가하는 경우 회의 일정을 잡을 때와 마찬가지로 일정 관리에 시간을 할당 해보십시오. 할 일 목록이나 1-3-5 목록에서 작업을 정의한 후에는 일정을 잡아서 각각에 대해 적절한 시간을 차단하십시오.

중요한 것은 실제로 얼마나 오래 걸릴지 현실적입니다. 예를 들어 중요한 전자 메일을 고객에게 보내는 데에는 1 분기 전략을 준비하는 데 몇 시간이 걸릴 수 있습니다.

중요한 작업 제품을 회의 사이에 남겨진 순간으로 옮겨 가게하는 함정에 빠지기는 쉽지만 위험합니다. 경제학자 존 케네스 갈 브레이스 (John Kenneth Galbraith)는 "당신이 아무것도하고 싶지 않을 때 회의가 반드시 필요합니다."라고 말했습니다.

직무 내용이 회의 만하는 것이 아니라면 시간 차단은 실제 업무에 시간을 할애 할 수있는 좋은 방법입니다. 비즈니스를 앞당기 고 고객이 회사에 돈을 지불하여 제품을 생산하는 것입니다. .

이것을 시도 할 때 이메일, 브레인 스토밍 또는 기타 중요하지만 납득할 수없는 지향적 인 작업을 따라 잡기 위해 캘린더에서 시간을 차단하십시오. 책임감으로 허용되는 경우 오전에 한 시간,받은 편지함을 처리하는 시간을 차단하고 전자 메일 처리 사이에 시간을 보내지 말고 다른 작업을 할 계획을 세우십시오. .

편집자와 저자.

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